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2024年05月08日更新
プロポーザルの概要
業務の名称
令和6年度文書管理システムの構築・運用業務委託
業務の目的
導入から15年経過している文書管理システムの不具合やパソコンの互換性の問題の解消し、及びペーパーレスや意思決定の迅速化等、更なる事務の効率化、文書管理の適正化を図るとともに、行政のDX推進、将来の働き方改革や業務効率化を図ることを目的とする。
プロポーザルの方式
公募型プロポーザル方式
スケジュール
| 内容 | 日程 |
|---|---|
| 質問書提出期限 | 令和6年5月7日（火曜日） 午後1時まで |
| 質問回答 |
随時おこなっていきます。 |
| 参加申出書提出期限 |
令和6年5月7日（火曜日） 午後5時まで |
| 提案書類提出期限 | 令和6年5月17日（金曜日） 午後1時まで |
|
プレゼンテーション 実施日 |
令和6年5月22日（水曜日） 会場等の都合により変更する場合があります。 5月20日（月曜日）に操作性確認のためデモ環境を準備すること。（現地対応を含む。） |
| 契約締結 | 令和6年6月上旬（予定） |
| 構築期間 | 契約締結日の翌日から令和6年11月29日まで |
| 運用期間 | 令和6年12月1日から令和11年11月30日まで |
本プロポーザルに係る実施要項等
仕様書
質問回答
| 番号 | 書類名等 | 質問内容 | 質問に対する回答 |
|---|---|---|---|
| 1 | 令和６年度文書管理システムの構築・運用業務委託 実施要領(P-6)14 事前操作性確認(2) | ５月20日(月)システムの操作性確認の方法について、実施要領を具体的にご教示ください。
また、プロジェクター若しくはモニター等を使用する際は、機器を業者側で用意するのでしょうか。 |
５月２０日は、宇城市役所の参加団体ごとに会議室（１部屋）を準備いたします。指定の時間に合同で説明、それ以外の時間は操作確認者１５人が自由に使用できるように配置をお願いします。会議室内のレイアウトは、各参加団体で決めてください。 合同説明の時間については、参加団体が確定次第別途連絡します。 プロジェクター等については、参加団体で準備をお願いします。電源（延長コードのみ）宇城市で準備します。 |
| 2 | 令和６年度文書管理システムの構築・運用業務委託 仕様書（P-2） ７作業内容・成果物4 データ移行 | 現行システムからのデータ移行について、提供いただくフォーマット形式はCSVを想定してよろしいでしょうか。 データ移行する文書(簿冊)の保存年数(何年分か)、簿冊・文書件数の概ねの数量をご教示ください。また、現行保守業者とのリモート等での打合せ回数に制限があればご教示ください。 |
御質問のとおり、CSVデータになります。 令和６年５月７日時点で登録してある文書数は、４５９，５２０件です。 また、添付ファイル数は、１，１１２，７８１件です。 現行保守業者とのリモート等での打合せ回数については、現時点では協議しておりません。 |
| 3 | 令和６年度文書管理システムの構築・運用業務委託 仕様書(P-4)8 管理方法 (2)課題管理 カ | 「仕様の追加等が発生した場合においても、課題管理の中で同様に管理を実施すること」について、今回の要件以外に仕様の追加を想定しておりますでしょうか。あれば、想定される仕様の追加をご教示ください。また、要件の追加等の場合は、貴市と別途協議する認識でよろしいでしょうか。 | 受託候補者となった場合、契約時の仕様書は、本仕様書に加えご提案頂いた内容や契約前の打合せによって追加される仕様が含まれます。 要件の追加については、受託候補者と宇城市で協議のうえ決定することとします。 |
| 4 | 令和６年度文書管理システムの構築・運用業務委託 仕様書(P-5)10 文書管理業務の効率化・適正化 | 「システムの導入・構築における文書管理業務の効率化・適正化の支援」について、本項目はオプションですが、記載内容は独自提案の項目に記載することでよろしいでしょうか。また、提案内容は独自提案としての評価対象になるのかご教示ください。 | 独自提案として記載してください。 独自提案の評価の対象とします。 |
| 5 | 令和６年度文書管理システムの構築・運用業務委託 仕様書 | システム構築開始から本稼働までの貴市との打合せについて、内容面で問題なければリモート会議(Zoom等)を併用することも可能でしょうか。 | リモート会議の併用も可能とします。ただし、重要事項等現地での説明が必要である場合は、宇城市に来庁のうえ打合せを行うこととします。 |
| 6 | ＜別紙＞提案書の審査に係る評価基準表 ２ 評価方法 | 「総合評価方式」の合計点に占める価格評価の割合をご教示ください。 | 評価の割合（配分）については、回答できません。 |
| 7 | 文書管理システム(機能仕様書) 必須機能 項番19共通 | 背表紙を簿冊に合わせて印刷できることと記載がありますが、主に使用している簿冊のタイプをご教示ください。 例：チューブファイル、フラットファイル、フォルダラベル等 フォルダラベルの場合、ご使用メーカーもご教示ください。 |
チューブファイル（厚さ4cm～10cm）及びフラットファイル（厚さ1cm）を使用しています。 |
| 8 | 文書管理システム(機能仕様書)必須機能 項番55廃棄・延長 | 廃棄、延長、移管等の選択結果をCSV出力できることと記載がありますが、「選択結果」とは簿冊のステータスを廃棄、延長、移管等のステータスに変更した結果のことと認識してよろしいでしょうか。 貴市の想定がありましたらご教示ください。 |
御質問のとおり、簿冊のステータスを廃棄、延長、移管等のステータスに変更した結果の出力を求めています。 |
| 9 | 文書管理システム(機能仕様書)必須機能 項番57ラベル | 「原議（起案目録、起案用紙）、添付文書等のセットを一つの文書・原本として取り扱うこと」と記載がありますが、一つのセットというのは例えば原議と添付文書を一つのPDFデータにすることではなく、原議、添付文書が一つの文書のデータとして登録されているとの理解でよろしいでしょうか。 | 御質問のとおり、原議、添付文書が一つの文書のデータとして登録されている状況を指します。 |
| 10 | 文書管理システム(機能仕様書)必須機能 項番60ラベル | 簿冊の背表紙で暦年管理と年度管理が判別できること。とありますが、西暦表示のみでも要件を満たしておりますでしょうか。 | 「２０２４年」より「令和６年」の方が浸透しているため、「令和６年（暦年）」のような標記が望ましいです。 年度管理を「令和６年度」、暦年管理を「２０２４年」と分けることができれば可能とします。 |
| 11 | 文書管理システム(機能仕様書) 必須機能 項番72データ移行 | 旧システムから本システムへの移行受け時の処理ついて、添付文書についても取り込みできることとありますが、添付文書のデータ量はいくつでしょうか。 | 令和６年５月７日時点で登録してある添付データは、707GBです。 |
| 12 | 文書管理システム(機能仕様書) 必須機能 項番73データ移行 | 「旧システムから本システムへの移行受け時の処理として、文書情報をCSV形式などで一括取り込みできること」とありますが、文書データ量はいくつでしょうか。 | 令和６年５月７日時点で登録してある文書数は、４５９，５２０件です。 また、添付ファイル数は、１，１１２，７８１件です。 |
| 13 | 文書管理システム(機能仕様書) 必須機能 項番88通知 | 通知は、ポップアップ、メールまたはグループウェア表示など、システムを立ち上げなくても確認できること。とありますが、グループウェアは何を使用しておりますでしょうか。また、グループウェア側で設定が必要な場合、その作業と費用はグループウェアの提供ベンダーの範囲と認識してよろしいでしょうか。 また、こちらの要件は、どれか一つに対応ができればよいという認識でよろしいでしょうか。 | 回答日現在、グループウェアはBematを使用しています。 グループウェアで設定が必要である場合は、作業はグループウェア提供ベンダーで行うこととなりますが、その費用については、提案業者が負担するものとします。 通知については、要件の１つ以上を満たせば良いです。 |
| 14 | 文書管理システム(機能仕様書)その他機能 項番１、２ 保管 | 配下場所は保存期間の経過年数で自動的に切り替わること。とありますが、ご提案システムは経過年数で自動的に切り替わる機能はありません。配下場所の実態と合わせて手動で修正となります。 引継前は状態として執務室、事前にロケーション配下場所を「書庫」「外書庫」を作成しておき引継することでそれぞれの状態を「書庫」「外書庫」としての文書保存状態が確認できますが、これで要件は満たせておりますでしょうか。 |
経過年数で自動的に切り替わる機能を想定しています。 御質問の後段の内容であれば、要件は満たしておりません。 |
| 15 | 文書管理システム(機能仕様書)その他機能 項番４共通 | 簿冊、分類、文書（保存文書、施行履歴、決裁、決裁ルート、関連文書）ごとにCSV形式でテータ出力ができることとありますが、かっこ内の保存文書、施行履歴、決裁、決裁ルート、関連文書毎での出力は不可ですが、簿冊毎、文書毎、またファイル基準表等を帳票、CSVで出力することができますが、これで要件は満たせておりますでしょうか。 | 「簿冊」「分類」「文書」ごとにCSV形式でデータ出力できることに加え、出力はできないが（保存文書、施行履歴、決裁、決裁ルート、関連文書）を確認できる方法があれば要件を満たすものとします。 |
| 16 | 仕様書P5 10文書管理業務の 効率化・適正化 |
本項目に関する提案はオプションとする。と記載があります。構築費に含める認識でよろしいでしょうか。 | 御質問のとおり、構築費に計上をお願いします。 |
| 17 | 仕様書P5 10文書管理業務の 効率化・適正化 |
規程類の見直しをするにあたり、文書管理に関するガイドラインや手引書または運用マニュアルについて事前に提供いただく事は出来ますでしょうか。 | 各規程に関して、宇城市例規集に掲載しているため提供可能とします。それ以外の資料については、契約後に提供するものとします。 |
| 18 | 実施要項P2 (7)資格 |
資格を有すること。と記載がありますが ISO 27001、JISQ15001とISO9001の資格証明は直近の更新時の証明書を提出すればよろしいですか。 |
御質問のとおり、直近の証明書の提出で構いません。 |
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